Executive Assistant (m/w/d)

Berlin

Vollzeit

Festanstellung

37.000 - 47.000 € pro Jahr

Deine Aufgaben:

Als Executive Assistant arbeitest du sehr eng mit den Gründern zusammen und bist Sparringspartner im operativen Tagesgeschäft. Gemeinsam gebt ihr Vollgas, um das Unternehmen strukturell und organisatorisch auf den nächsten Wachstumsschritt – hin zu 60+ Mitarbeitenden – vorzubereiten und weiterzuentwickeln.

Du übernimmst die eigenverantwortliche Vorbereitung der Buchhaltung (Lexoffice, DATEV) und bist die zentrale, zuverlässige Schnittstelle zum Steuerberater
Du behältst den Überblick über unsere Zahlungsströme, stellst fristgerechte Rechnungszahlungen sicher und sorgst dafür, dass keine Frist verpasst wird
Du verwaltest nicht nur den Status Quo, sondern gestaltest und optimierst aktiv unsere internen Prozesse und Strukturen, hast ein Auge für Automatisierungen und hilfst uns, interne Abläufe noch smarter aufzusetzen
Du leitest eigenständig kleinere operative Projekte, treibst diese voran und recherchierst, analysierst und bereitest fundierte Entscheidungsgrundlagen für die Geschäftsführung auf
Du arbeitest auf Augenhöhe mit der Geschäftsführung zusammen und hilfst aktiv dabei, strategische Geschäftsvorgänge vorausschauend zu planen, zu steuern und im Blick zu behalten
Du strukturierst unser Dokumentenmanagement, verwaltest die digitale Post sowie den Versand und die Verwaltung von Verträgen für Mandanten und Mitarbeitende
Du taktest die Vor- und Nachbereitung von Meetings, das Kalendermanagement der Gründer sowie die Organisation von Reisen und Events
Du bist die professionelle Stimme und das Gesicht nach außen, fängst schriftliche sowie telefonische Anfragen souverän ab und kanalisierst sie effizient

Das bringst du idealerweise mit:

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Wirtschaftswissenschaften oder einer vergleichbaren Fachrichtung
Erste Berufserfahrung als Referent, Assistenz der Geschäftsführung, im Projektmanagement oder in der Projektkoordination von Vorteil
Erfahrung im Umgang mit DATEV sowie gängigen Buchhaltungs-Tools (z. B. Stripe, Lexoffice oder vergleichbar)
Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Interesse an Prozessoptimierung, KI-Tools und Automatisierung

Persönlich überzeugst du durch

Schnelle Auffassungsgabe und ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit
Strukturierte, selbstständige und zielorientierte Arbeitsweise
Eigeninitiative sowie vorausschauendes Denken und Handeln
Teamgeist und Freude daran, gemeinsam ambitionierte Wachstumsziele zu erreichen

Was wir dir bieten:

Freue dich auf einen modernen Arbeitsplatz direkt in Charlottenburg – inklusive Dachterrasse für die Mittagspause oder den After-Work-Drink. Für Snacks und Getränke ist bei uns immer gesorgt
Wir bieten dir flexible Arbeitszeiten sowie die Möglichkeit zum Homeoffice
Der Zusammenhalt ist uns wichtig – diesen fördern wir durch regelmäßige gemeinsame Lunches, Dinner sowie Teamevents
Bei uns triffst du auf kurze Entscheidungswege und eine offene Kommunikation über alle Bereiche hinweg
Als wachsendes Unternehmen bieten wir dir ein spannendes Umfeld, in dem du dich aktiv einbringen und dich innerhalb deiner Rolle weiterentwickeln kannst
Individuelle Benefits: Neben einer fairen Bezahlung entscheidest du selbst, welches Extra dich am besten unterstützt: Ob Mobilitätsbudget, monatliches Shopping-Guthaben oder ein Essenszuschuss. Zusätzlich profitierst du von exklusiven Rabatten über unser Corporate-Benefits-Portal

Über uns

Willst du Teil eines der am schnellsten wachsenden PropTech-Startups in der Immobilienbranche werden? Willkommen bei yoursquares.

Wir digitalisieren und automatisieren den gesamten Vertriebs und Vermarktungsprozess von Neubauprojekten für Bauträger - von der Gewinnung qualifizierter Kaufinteressenten abseits klassischer Immobilienportale über KI-gestützte telefonische Vorqualifizierung bis hin zu unserem eigenen Bauträger-CRM mit Automatisierungen, Analytics Dashboards und KI-Tools.

Mit über 150 Bauträgerkunden in Deutschland, Österreich und Frankreich sind wir bereits heute der digitale Vertriebspartner für Neubauprojekte. Als bootstrapped Startup wachsen wir aktuell mit über 700% pro Jahr und werden in den nächsten Jahren stark skalieren.

Unsere Mission: Die europaweit #1 digitale Vertriebs- und Vermarktungsplattform von Neubau-Immobilienprojekten werden.